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面接の結果!?電話の正しい受け方

      2016/03/10

面接の結果!?電話の正しい受け方

就職活動で面接の結果を電話で受けるとき、印象を良くするためにも正しく丁寧に対応したいものです。そこで正しい電話の受け方をまとめてみました。面接後の企業からの電話は、対応や受け方もチェックされています。正しい電話の受け答えをキチンと把握して、電話対応を乗り切りましょう

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面接後の電話とは

ほとんど合格通知

企業から電話が来る場合、ほとんどが合格通知と次の面接のスケジュール調整が内容になるかと思います。
今はネットで就活ができる時代なので、不合格の場合大抵メールもしくは就活サイトを通して通知が来るからです。

企業から電話がきたと気づいたら、心の準備をして、すぐに電話をとりましょう。

電話対応は丁寧に

採用担当の方は合格通知の為に貴重な仕事時間を割いて電話してくださっていますので、そのことを配慮し丁寧に電話対応するようにしましょう。

特に電話ではどんな表情をしているか伝わりませんから、声のトーン、話し方などに十分注意し、相手から見て印象が良くなるように心がけるようにしましょう。

引用元-就活で企業から電話がかかってきた時の正しい受け方〜知っておきたい電話マナー〜 – #就活SWOT

面接後の正しい電話の受け方

0.電話を受ける時のマナー

まず、電話を受けるときには、以下の点に注意してください。

例文
電話に対応しながら、静かな場所に移動する
日程調整が必要になることが多いので、筆記用具・スケジュール帳を取り出す
出来るだけ早く電話に出よう。できれば、3コール以内が理想

これらの点を押さえておきましょう。
特に、スケジュール帳と筆記用具を出しておかないと、日程調整をする際に困ってしまいます。
電話に出て対応をしつつ、筆記用具・スケジュール帳をカバンから取り出してください。

2.合格連絡への感謝を伝えよう

例文
ありがとうございます!ぜひ、二次面接を受けさせていただければと思います。
相手から合格をつげられた時は「ありがとうございます!ぜひ〜」と元気よく感謝の言葉を伝えましょう。
できるだけ元気よくお礼を述べ、企業への熱意を伝えてください。

3.面接の日程を調整しよう

その日程で問題がない時

例文
はい、その日程でお願い致します!
先方が提示してきた日程で問題がない場合は、元気よく「はい、その日程でお願い致します!」と答えましょう。

断る時

例文
申し訳ありません。あいにく、そちらの日は都合が悪く、参加できません。
誠に恐縮ですが、他の日程をお願いできまないでしょうか。
先方の提示してきた面接日程では、都合が悪いこともあるでしょう。
その時は「あいにく、その日は都合が悪く参加できません。誠に恐縮ですが、別の日程をお願いできないでしょうか?」と丁寧にことわり、別の日程をお願いしてください。

なお、都合が悪い理由については、詳しく告げる必要はありません。
「都合が悪く〜」でOKです。

4.日程・場所を復唱する

例文
かしこまりました。◯◯日の☓時、御社ビル7Fですね。
最終的に決定した「日程・場所(持ち物がある場合は持ち物も)」を復唱してください。
ビジネスの電話では、面接日程のような重要事項は、復唱して確認するのがマナーです。

復唱をして確認することで、先方も「ちゃんと伝わっているな」と安心することができます。
日程・場所・持ち物のような重要情報は復唱して確認しましょう。

5.電話へのお礼を述べる

例文
はい、よろしくお願い致します。本日はお電話いただき、ありがとうございました。では、失礼いたします。
忙しい中、電話をかけてくれたことに対して、あらためてお礼を述べてください。お礼を述べたら、相手が電話を切るのをまって、静かに電話を切りましょう。

引用元-簡単!面接の結果連絡の電話の正しい受け方【例文あり】 | 賢者の就活

面接した企業からの電話に出られなかったときの対応

会社から不在着信が入っていた時の対処法になります。
 
■伝言などが残っていない場合は?
→そのままでOKです。
 
会社からと思われる電話。特に面接に進んでいる企業があって
「心当たりがある」場合などには
いつもよりも余計に気になってしまうと思います。
 
基本的には、着信のみがあって発信先も分からない場合は
「本当に必要な電話は、またかかってくる」と思って大丈夫です。

もし、ある程度心当たりがある場合やどうしても気になる場合は、折り返しも可能です。
 
■伝言が残っている場合
→こちらから折り返し電話をする
 
留守番電話に
「○○社の○○です。都合のよい時間に折り返しご連絡お願いします。」
といった伝言がある場合には、すみやかにこちらから電話をしましょう。
※おっと、慌てないで。下に書いてあるマナーを読んでから
 
また「○○社の○○です。またかけ直します。」といった伝言の場合でも
折り返し電話をした方が早い場合もありますし、2回以上電話に
出られなかった場合などは、すみやかにこちらから電話をしましょう。
 

引用元-不在着信折り返しマナー – 人事採用のプロが女子の就活をサポート「就活モード」

電話がかかる前に準備しておきたい受け方

言葉づかいをマスターしよう!

当たり前ですが敬語や丁寧語はマスターしましょう。

<よく使う言い回し>
・ありがとうございます
・こちらこそ、ありがとうございます
・ご丁寧にありがとうございました
・お忙しいところ恐れ入ります
・お手数ですが、伝言をお願いできませんでしょうか
・失礼ですが、お名前をお教えいただけますでしょうか
・失礼いたします

こういった言葉づかいが出来るかどうか。それが大人か子供、どちらに見られるの分かれ目となります。
慣れていないと「早口になる」「どもる」「言い間違える」という失敗のもとになるので、ちゃんと練習しておきましょう。

引用元-「おっ、この子は違うね!」と思わせる電話マナー。今からスグに実践したい4つの方法 | 就職活動とインターンシップのJobweb(ジョブウェブ)

話す内容は事前に準備!

企業の方との電話コミュニケーションのフローは

①名乗る
②担当者に取り次いでもらう
③要件を伝える
④挨拶して電話を切る

です。この一連の流れをメモにして、抜け漏れがないよう準備しましょう。要点をご説明します。

・要件の伝え方
「○○大学の○○です。○月○日の面接の件でお電話をさせていただきました。確認したいことがあるのですが、2~3分ほどお時間よろしいでしょうか。」

というように、自分が何者なのか?何の話か?という情報を詰め込みましょう。
「2~3分ほどお時間よろしいでしょうか。」という一言は聞き手に対する気遣いになるので印象が良いです(こういった配慮なしに、本題を長々と話すのは印象が悪くなる可能性があるので控えましょう)。

・簡潔に話す
何が言いたいのか分かり難い、要領の得ない電話は聞いていてストレスになります。
事前にメモを用意して余計なことは話さないように意識付けをしておきましょう。

また、

「②担当者に取り次いでもらう」際に、肝心の担当者が不在であることも少なくありません。
そういったシチュエーションにおける要点もご説明します。

・席に戻る時間を確認する
「恐れ入りますが、何時頃であれば席に戻っておられるか教えていただけませんでしょうか」と次の連絡チャンスを確認しましょう。
確認が出来た際は

「ありがとうございます。では、その頃に改めてお電話させていただきます」
「お手数ですが、電話があったことだけお伝えいただけませんでしょうか」というように伝えましょう。

・他の人事の方につないでもらう
伝言をお願いするにしても、同じ部署(人事)の方のほうが話が通じやすいので、「他に人事の方がおられましたら、お願いできませんでしょうか」と聞いてみるのは有りですし、緊急時であればぜひ聞きましょう。

・伝言は相手の都合を聞いてお願いする
電話対応頂いている方に対して伝言をお願いする際は、聞き手に対する気遣いとして「恐れ入りますが、伝言をお願いしてよろしいでしょうか」というように伝えましょう。

・複雑な用件、重要な用件の場合
内容を復唱したり、伝言相手(電話対応頂いている方)のお名前を聞いておきましょう。重要な用件であるというニュアンスも伝わります。
さらに、念のためにメールでも担当者へ連絡を入れておくと安心です。

引用元-「おっ、この子は違うね!」と思わせる電話マナー。今からスグに実践したい4つの方法 | 就職活動とインターンシップのJobweb(ジョブウェブ)

就活中の電話の受け方の注意点

電話を掛けると大音量のJ-POPが流れることがしばしばあります。

普段、ビジネスで電話を掛けるときは、普通の呼び出し音だけ(当たり前ですが)なので、
音楽や声が入っているとびっくりします。
(以前びっくりしたのは、ビールを飲むごくごくという呼び出し音。
相手が出るのを待つ間、延々とリピートされてました…。)

意外な音楽の趣味が分かっていいことではあるのですが、
掛けてきた人がその音楽を好きかどうか分からないので、
少なくとも就職活動中は、呼び出し音は普通の音に変えたほうがよさそうです。

引用元-電話の掛け方・受け方のマナー | 就活の栞

 - 就職・仕事・ビジネス

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