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メールのマナー!?自分で終わるのってどんな時?

      2016/03/21

メールのマナー!?自分で終わるのってどんな時?

メールは、相手が見えないやりとりです。だからこそ、できる限り相手のことを考えてメールを送りたいものです。メールでやりとりする上で、自分で終わるべき時はどんな場面でしょうか?相手に失礼にならないように、メールを活用しましょう!

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自分で終わるメール①自分から送信した場合

●自分からのメールは「一往復半」で対応

問い合わせや質問、確認などで、自分からメールを送信した場合は、相手からの返信に対し、
自分から再度メールを返して終わりにする「一往復半」の対応がひとつの目安です。

▼返信のルール(1) 自分からメールを送信した場合は「一往復半」
1)自分から送信   自分→相手
2)相手から返信   相手→自分
3)自分から再度送信 自分→相手 … 終了

特に質問のメールを送信した場合は、相手からの返信(回答)に満足してやり取りを終わらせがちですが、回答に対する「お礼」を再度送信しましょう。
「一往復半」でやり取りを終わらせるコツとしては、「ありがとうございます」という感謝のフレーズでメールを結ぶことです。

▼終わらせる文例-1

・承りました。ご確認いただき、ありがとうございます。

・お忙しいところ、ご回答いただき、ありがとうございます。

引用元-好印象で仕事上手! ビジネスパーソン メール術【神垣あゆみ】 – エンドレスなメールのやり取りを終わらせるには?:ビジネスパーソン メール術(18)|人事のための課題解決サイト|jin-jour(ジンジュール)

自分で終わるメール②上司とのやりとり

やり取りは必ず相手で終わること
これは上司に限らないのですが、メールなどのやり取りは自分で終わるようにしましょう。
といっても全てがというのではなく、やり取りは最低1往復半にしようということです。
これは自分が相手にメールを送る場合、相手からの返信が来て1往復です。これに最後「了解した」旨の返信をするだけです。
メールは相手に必ず届くとは限りません。最近はあまりないですが、そもそも届く保証がないものです。
だからこそメールが届いて確認したことを相手に通知するようにしましょう。
ちょっとしたことですが、それだけで安心感が変わります。

投げっ放しにしない
仕事ができる人にあると思いますが、自分の対応には問題がないというように行動するケースがあります。
例えば上司の確認を待っている場合、相手に「確認お願いします」と投げたきり待ち続けるような場合です。
そのためスケジュールに遅延が生じると上司が確認しないことが原因であるといいます。
けれどもこれは確認を完了させることを怠った結果に過ぎません。上司は暇な訳でも全ての事項を覚えてくれるとも限りません。
確認待ちで進行が滞る場合は自分から解消するように行動しましょう。

引用元-【第3回】上司との付き合い方 | 給料が上がる働き方 | 転職AOSHIMA

メールを自分で終わる時に便利!「返信不要」

ビジネスメールのマナーとはいえ、いただいたメールのすべてに返信をするというケースを続けていると、いつまでもメールのやりとりが終わらないという事態が発生してしまいます。そうした理由から、区切りのいい所でこちらから「返信不要」の意図を伝えるのは、正しい対処法であり失礼にはあたりません。

ここで重要になってくるのは、「返信不要」の意図を伝える際の方法です。
メールの送信相手が目上の場合だったり、お客様の場合だったりすると、言葉を選ばないと失礼に取られてしまいますので、充分に気をつける必要があります。

自分から返信不要と書くなら丁寧な言い回しを
このメールを確認してくれれば返信は要らないという意図を相手に伝えたい場合、
そのまま「返信不要」とだけ書いてしまうと、相手からすれば高圧的だと感じられてしまいます。
場合によっては「この人は自分とメールするのが嫌なのか?」という捉え方をする人もいるでしょう。
そうした事態を防ぐには「返信不要」という表現を別の言葉に変えて丁寧な言い回しを意識しましょう。

例えば「このメールへのご返信は不要です」や「ご返信はいただかなくて結構です」といった言い回しが丁寧ですね。
表現を丁寧な言葉に変えれば、相手に不快な思いをさせずに済みます。
少しの工夫だけで問題ないので、返信不要とメールで送る際の対処法として、ぜひ実践してください。

引用元-「返信不要」と書かれたビジネスメールへのベストな対応法 | ビジネスマナーのことならキャリアパーク

メールの自分で終わるための適切な文面は?

■簡単な文末の場合

この場合は、「取り急ぎ用件のみにて失礼いたします」や「乱筆乱文にてお許しください」という簡単ですみませんというような意味合いの文章を入れなくてはいけません。

手紙でもメールでも変わりません。ただし、お手紙の場合、頭語は「急啓」で始まり結語は「草々」で締めてください。
メールの場合は頭語や結語は不要です。
しかし、冒頭には必ず、「いつもお世話になっております」などのあいさつ文を入れて、締めには、あいさつ文と署名を入れましょう。

引用元-メールの上手な終わり方「回答は不要です」「乱筆乱文お許しください」|「マイナビウーマン」

■話が完結している場合

これは相手に、「メールやお手紙のお手間は不要ですよ」と伝えなくてはなりません。
「このメールを確認いただければ、返信は不要です」や「何か問題がありましたらご連絡ください」などで、文章を締めてください。

いかがですか?このような文章の使い分けはとても難しいですが、覚えておくと「常識人」であり「きちんとやりとりができる人間」として認めてもらえます。このような文章はどこでも通用するでしょう。ぜひこの機会に、メールや手紙の文章を見直してみてください。

引用元-メールの上手な終わり方「回答は不要です」「乱筆乱文お許しください」|「マイナビウーマン」

恋愛メールは自分で終わるのはNG!

もしあなたからではなく、メールを相手に終わらせた場合です。 
そうすると相手が今度はあなたからのメールを待つ立場になるのです。 
ここでは特にメールはすでに終了しているので多くの場合ですと、特に返信する期待とかは無いと思いますが。
どうしても最後にメールで締めた側は「もしかしたらメールが来るかも知れない」などと少なくとも相手の事をモヤモヤと考えてしまいます。
恋愛ならではの脳の働きですね。
ここが重要です。 
もしも相手からのメールで終わらせるような状態であれば、相手はあなたのことを考え出します。
連絡のメールの都度あなたではなくて相手から終わらせるように仕向けましょう。 
こうすることにより「もしかしたら返事が来るかもしれない・・・」とか考えるようになります。 
相手はどんどんあなたのことを考える時間が増えます。
こうなるとどんどんn相手はあなたのことを恋愛対象として意識しだすのです。
これの蓄積が積もれば積もるほど、相手はあなたのことを気になり出します。 
ですので、相手に対しては自分じゃなくて相手がメールを送るというように終わらせてしまえばいいのです。
 
相手からのメールで恋愛のメールは切ることこれを推奨します。

引用元-恋愛でのメールのやり取りでは相手から終わるせるように!|婚活超入門!【ラスプーチンが選び方と攻略法徹底解説!】

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